Cómo configurar el check-in digital con escaneo IA para tus huéspedes

¿Qué es el check-in digital y por qué implementarlo?

El check-in digital permite que tus huéspedes completen el registro obligatorio antes de llegar al alojamiento, desde su propio móvil o dispositivo. En vez de rellenar formularios en papel o dictar datos por teléfono, el huésped recibe un enlace por email donde completa todo el proceso en minutos.

Esto no solo ahorra tiempo al propietario, sino que mejora la experiencia del huésped y garantiza que los datos estén correctos gracias a las validaciones automáticas.

Cómo funciona el check-in digital en Partehotel

Paso 1: Crea la reserva en su hotel

Creas la reserva desde el calendario o el cuadro sinóptico de habitaciones de Partehotel, indicando la fecha de entrada, la de salida, la habitación asignada y los datos de contacto del huésped (nombre y email).

Paso 2: Se envía el enlace de check-in al huésped

El huésped recibe un email personalizado (disponible en 6 idiomas: español, inglés, francés, alemán, italiano y portugués) con un enlace directo al formulario de check-in.

El email incluye:

• Datos de la reserva (fechas, nombre del establecimiento).
• Enlace de acceso al formulario de check-in.
• Código QR escaneable para acceder desde el móvil.
• Enlaces con la ubicación exacta del alojamiento para navegación directa desde Google Maps y Apple Maps.

Paso 3: El huésped completa el check-in

El formulario de check-in se adapta al idioma del huésped automáticamente. El proceso incluye:

1. Escaneo de documento con IA: el huésped puede fotografiar su DNI, NIE o pasaporte. La IA extrae los datos automáticamente (nombre, número, fecha de nacimiento, dirección…).
2. Datos personales: se rellenan automáticamente desde el escaneo. El huésped solo verifica y completa lo que falte.
3. Dirección con autocompletado: al empezar a escribir, el sistema sugiere direcciones con geolocalización.
4. Firma digital: firma en pantalla táctil como aceptación de las condiciones.
5. Hoja informativa: se genera automáticamente con los datos del establecimiento y se envía al huésped en su idioma.

Paso 4: Envío automático a SES.hospedajes

Una vez completado el check-in y validados todos los datos, el parte se envía automáticamente a SES.hospedajes. El propietario recibe una notificación por email confirmando el envío exitoso.

Formularios individuales para grupos

Cuando una reserva tiene múltiples huéspedes (familias, grupos de amigos, viajes de empresa), Partehotel genera formularios individuales con códigos QR únicos. Cada huésped recibe su propio enlace para completar el check-in de forma independiente, sin depender de los demás.

Esto es especialmente útil para:

• Viajes de empresa: cada empleado completa su check-in por separado.
• Familias numerosas: cada miembro mayor de 14 años rellena su parte individual.
• Grupos de amigos: no necesitan estar juntos para hacer el check-in.

Check-in con escaneo IA vs. OCR tradicional

A diferencia del OCR tradicional que solo lee texto impreso (MRZ del DNI o pasaporte), la IA de Partehotel analiza la imagen completa del documento y extrae:

Cómo configurar el check-in digital

1. Entra en tu panel de Partehotel.
2. Ve a Mi cuenta → Personalización.
3. Configura tu nombre comercial, logo e información del establecimiento.
4. Activa en las opciones de tu cuenta el envío manual (previa revisión) o automático de check-in según tu preferencia.
5. Personaliza los textos de la hoja informativa (condiciones, normas, prohibiciones).
6. El sistema traduce automáticamente a los 6 idiomas disponibles.

Beneficios del check-in digital

Resumen

El check-in digital de Partehotel automatiza todo el proceso de registro de huéspedes: desde la importación de reservas hasta el envío del parte a SES.hospedajes. El huésped escanea su documento, la IA extrae los datos, se validan automáticamente y se envían. Todo sin intervención manual del propietario.